Agil arbeiten mit Outlook (Kalender und Aufgaben)

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Agil arbeiten mit Outlook (Kalender und Aufgaben)

Der Tweet zum Blog „Werden Sie zum Terminator!“ von Marcel Miller (Kaizen-Digital) hat mich heute dazu animiert doch mal wieder den Blog zu füttern.

Ich kenne das im Blogbeitrag beschriebene Phänomen und ich habe mich dazu in den letzten Jahren doch erheblich organisieren können. Viele Tipps und Tricks dazu wie ihr mit euerm Outlook Aufgaben und Termine besser organisieren könnt findet ihr u.a. bei Büro-Kaizen.

Gestern ist mir dann aber doch nochmal etwas neues zum Thema „nicht härter aber schlauer arbeiten“ auf den Schreibtisch, bzw. Bildschirm gekommen.  Oder wie mein Kollege sagt: „Einfach anders arbeiten!“

Es geht um den Kalender in Outlook und die Art und Weise welches Verhältnis ich zu meiner Zeit habe. Um es vorweg zu nehmen, ich weiß, dass ich Internetkalender abonnieren und in Outlook integrieren kann. Ich kann Kalender überlagern und tue das auch u.a. für die Ferien, Feiertage und Messetermine. Ich habe aber in der Vergangenheit den Platz in meinem Kalender am Arbeitsplatz als räumliche Grenze dessen was ich an Zeit zur Verfügung habe gesehen. Der Gedanke einen zweiten Kalender im Outlook anzulegen und dort allen Aufgaben Zeiten zur Bearbeitung zuzuweisen zu denen ich außer mir selbst niemanden brauche, der war dann doch irgendwie revolutionär.

Denn was bedeutet das? Das bedeutet, dass mein offizieller Firmenkalender Kollegen und Mitarbeitern auf einmal Möglichkeiten bietet einen Termin mit mir zu finden, da ich alle zeitlich flexiblen Aufgaben in einem Aufgaben-Kalender verwalte. Hier besteht ebenfalls die Möglichkeit Aufgaben einen Timeslot zuzuweisen und durch die Überlagerungsfunktion eine Überbuchung zu vermeiden.

Ja, ich habe verstanden, dass es Terminanfragen geben wird, die ich u.U. ablehnen muss, wenn ich eine Aufgabe terminlich zwingend erledigen muss. Das Unverständnis das einem entgegenschlagen kann wenn man trotz vermeintlicher Verfügbarkeit einen Termin absagt, nehme ich im ersten Moment für’s Erste billigend in kauf. Das liegt aber an einem grundsätzlichen Selbstverständnis. Ich habe Aufgaben für die ich hinsichtlich Zeit, Kosten und Qualität verantwortlich bin. An diesen Aufgaben werde ich gemessen. Darum haben diese Aufgaben Priorität und ich entscheide inwieweit ich Zeit für andere Dinge habe.

Wer sagt: „Mein Kalender ist gepflegt, buchen Sie einfach einen Termin rein“, der hat einen Großteil der Kontrolle über seine Zeit abgegeben!

Es ist schon klar, dass ich mich nicht komplett darauf zurückziehen kann und ich weiß, dass wir in einer Welt leben in der der Erfolg davon abhängt vernetzt zu sein und sich auszutauschen. Das verlangt nach einem hohen Maß an Flexibilität und ich bin optimistisch, dass der oben beschriebene Ansatz einen nicht öffentlichen Aufgaben-Kalender parallel zum öffentlichen Kalender des Outlook Accounts zu nutzen diese Flexibilität bieten kann.

Der Aufgaben-Kalender beinhaltet ja alles was zeitlich flexible ist und „geschoben“ werden kann, gleichzeitig bin ich jederzeit offen in den Dialog mit Kollegen zu kommen. Sollte etwas an zeitlicher Flexibilität verlieren, weil Termine drücken oder Themen umpriorisiert wurden, kann ich diese dann fixen Zeitblöcke auch im öffentlich zugänglichen Kalender positionieren und somit meine Verfügbarkeit wo notwendig einschränken.

Sollten die Abstimmungstermine überhand nehmen und zur Bearbeitung der eigentlichen Aufgaben keine Zeit mehr bleiben, solltest Du Dich in jedem Fall fragen ob hier nicht gerade etwas ziemlich schief läuft.

Ich werde das mal ein paar Wochen ausprobieren und bin gespannt wohin mich das bringt.

PS.: Weißt Du, dass Du im Outlook Deine Standardarbeitszeit eintragen kannst in der Du für Termine zur Verfügung stehst?

|>>inspiration >>motivation >>innovation|

2 Kommentare

  1. Marvin sagt:

    Hallo Hauke,

    finde ich einen interessanten Ansatz! Bin gespannt auf Deinen Erfahrungsbericht! Wenns gut läuft übernehm ich die Idee ubd wende diese selbst an!

    Gruß MARVIN

  2. Armin Haas sagt:

    Hi Hauke, hoch interessante Gedanken mit viel Leadership-Spirit. Dazu noch sehr genüsslich zu lesen. Glückwunsch, Kompliment & vielen Dank fürs Teilen.
    Gruß Armin

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