Du brauchst Freiräume um die Zukunft zu meistern

Agil arbeiten mit Outlook (Kalender und Aufgaben)
5. Juli 2017

Hast Du auch das Gefühl, dass Du eigentlich etwas tun sollten um die Auswirkungen der Digitalisierung nicht nur unter die Füße zu bekommen, sondern diese aktiv gestalten zu können? Viele Menschen haben dazu keine Zeit und es ist auch nicht ganz einfach sich dem Thema inhaltlich und im Anschluss mit Disziplin zu widmen nur um festzustellen, dass der eingeschlagene Weg nicht zum Erfolg geführt hat. Ich habe an dieser Stelle eine Nachricht für Dich, ob sie gut oder schlecht ist, das musst Du entscheiden und vielleicht bist Du ja auch schon ganz gut unterwegs.

Du hast die Qual die Wahl!

Du wirst Dich entscheiden müssen, wieviel und wie weit, das ist Deine Wahl. Aber Du hast nicht Jahre oder Jahrzehnte Zeit dazu und viel schlimmer, das was Du dann kannst, das ist morgen auch schon wieder überholt und obsolet. Übrigens, auch wenn Du Dich nicht entscheidest, dann hast Du Dich bereits entschieden, in dem Fall eben nichts zu verändern.

Ja, das sind jetzt nicht die rosigsten Aussichten, aber wenn Du nicht gerade vor der Berufswahl stehst, dann hast Du ja das ein oder andere schon auf Ihrem Lebenslauf stehen und auch hier ist die Erfahrung, die Du gesammelt hast nicht mehr so viel Wert wie das noch vor 10 oder 20 Jahren der Fall gewesen wäre. Denn die Grundlage auf der Du Deine Erfahrung vielleicht teuer erkämpft hast, ist morgen ggf. nicht mehr existent.

Was bleibt? Welche Möglichkeiten hast Du? Ja was bleibt am Ende? Du wirst Dich wohl oder übel mit Deiner Situation beschäftigen müssen! Die Frage ist wann? Einmal im Jahr an einem Wochenende, in einem persönlichen Strategieprozess? Oder vielleicht doch regelmäßiger? Alle zwei Monate oder doch jeden Monat?

Ich bin einen anderen Weg gegangen. Zugegeben, ich habe das mit dem Strategieprozess mal probiert und ich habe auch erfolgreich Kurswechsel vollziehen können. Allerdings waren mir die Abstände in denen ich das ganze aufgesetzt hatte zu weit und dann ist auch mal was ausgefallen. Am Ende war der Aufwand sehr groß und ein regelmäßiger Bezug zu meinem Tagesgeschäft nicht gegeben.

„Funktionsintegration“ hieß das Zauberwort Ende 2012. Integration, ein heute politisch aufgeladener Begriff, der aber im technischen Umfeld in dem ich mich täglich bewege auf funktionaler Produktebene zu finden ist. Zugegeben ein wenig abstrahiert von einer technischen Produktentwicklung auf die persönlichen Prozesse im Rahmen der täglichen Arbeitsorganisation. Hat aber sehr gut funktioniert, Grund: nah dran an den Abläufen und ein sofortiger und nachhaltiger Praxisbezug im Arbeitsalltag waren gegeben.

Schaff Dir Freiräume!

Um eine nachhaltig Veränderung erreichen zu können, musst Du dir Freiräume schaffen. Du musst das was Du tust hinterfragen. Ist das was Du über den Tag verteilst wirklich effizient? Solltest Du das vielleicht auf eine andere Art und Weise tun? Müsst Du es überhaupt tun? Ist das was Du da tust Deine eigentliche Aufgabe? Ein – Achtung Modewort – disruptiver Ansatz seine eigene Arbeit zu betrachten

Es gab Zeiten, da hatte ich ein mehr als volles Postfach und unzählige Termine, die den Tag gefüllt haben. Das Überstundenkonto war ebenfalls voll und Zeit für die Erledigung der eigentlichen Aufgaben war knapp.

Um mir selbst Freiräume zu schaffen habe ich in einem ersten Schritt analysiert an welchen Themen ich arbeite und wie oft am Tag ich bei meiner Arbeit unterbrochen wurde. Dazu habe ich mir eine recht simple Excel Tabelle erstellt, die mittels Pivot Funktion die Möglichkeit bot jederzeit einen aktuellen Stand wie es um meine Arbeit steht parat zu haben. Ich bin dabei dem Tipp von Prof. Dr. Klaus Henning aus seinem Buch „Die Kunst der kleinen Lösungen“ gefolgt, der sich neben anderen im weiteren Verlauf, als äußerst Hilfreich erweisen sollte

„Beobachten, beobachten und nochmals beobachten“

Die ersten Wochen zeichneten sich durch 30-35 Unterbrechungen der laufenden Tätigkeiten pro Tag aus. Großraumbüro sei Dank. Bei 8 Stunden macht das ungefähr alle 14 Minuten eine Unterbrechung , nicht viel Zeit um zu arbeiten, wenn da noch weitere 10 Minuten wegfallen, die ich benötige um mich in das unterbrochene Thema wieder hineinzufinden.

Gefühlt habe ich nicht wirklich was geschafft und die einzige Zeit, die einigermaßen Produktiv war, begann als die meisten Kollegen sich schon auf den Weg nach Hause gemacht haben. Feierabend Freitags um 19.00 Uhr war keine Seltenheit. Die Folge, neben Überstunden haben sich über die Zeit Frust und auch Stress eingestellt.

Es zeigte sich sehr schnell, dass die Anzahl der Unterbrechungen (direkte Anfragen von Menschen aus dem direkten Umfeld, Telefonate, neue Emails, etc. etc.) schnell und signifikant zurückging allein durch das Beobachten des eigenen Arbeitsverhaltens. Was ebenfalls auffiel waren die vielen Themen an denen ich gearbeitet habe die einfach mal abgeladen und mit meiner eigentlichen Aufgabe nichts zu tun hatten. Aber man hilft ja gern nicht wahr.

Heute habe ich es auf unterschiedlichste Weise geschafft die Unterbrechungen auf die vereinbarte Zeit am Tag zu reduzieren. Wesentlich dabei ist aber für mich die Analyse meines Arbeitsverhaltens und daraus resultierende Messbarkeit. Erst so war es möglich mit der Zeit die auffälligen Themen nach und nach anzugehen und Platz zu schaffen, die Dinge und Themen anzugehen die es braucht um die Herausforderungen der Zukunft, wie zum Beispiel eine voranschreitende Digitalisierung,  meistern zu können.

Mehr gibt im nächsten Blogbeitrag!

Einen Teil von dem was mir geholfen hat, findet ihr auch bei www.dicrewo.de, ein Blog den der Marvin schreibt und der viele Details zum Thema Selbstmanagement zusammengetragen hat.

2 Kommentare

  1. Marvin sagt:

    Hi Hauke,

    toller Artikel und freu mich, dass Dir ein paar Hilfestellungen von mir Die bei Deinen Freiräumen geholfen haben!

    Gruß MARVIN

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