„Integriertes Selbstmanagement“ mit Outlook

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11. Dezember 2016

„Integriertes Selbstmanagement“ mit Outlook

Dieses ungute Gefühl!

Kennst Du das? Morgens 08:00 Uhr, Du öffnest den Posteingang deines Mailclients und in dem Moment als sich die App öffnet, ahnst Du den Grund warum Du letzte Nacht so unruhig geschlafen hast. Nein, es ist nicht die E-Mail von Deinem Chef oder die Krankmeldung Deines Mitarbeiters, sondern die erschütternde  Tatsache, dass Dein Posteingang immer noch ungelesen Emails jenseits der 300er Marke enthält. Und das sind nur die ungelesenen Mails! Was steht drin in diesen Emails. Sicher nicht alles Prio 1, aber Du wirst das ungute Gefühl nicht los, dass irgendwo da unten eine Aufgabe, ein Termin oder eine wichtige Information gerade dabei ist neben dem Status „wichtig“ auch den Status „dringend“  hinter sich gelassen zu haben und „kritisch“ zu werden.

Was dann passiert weißt Du wahrscheinlich besser als ich es hier beschreiben könnte. Das dieser Zustand allerdings unangenehme Folgen nach sich zieht ist absehbar. Ungeplante Überstunden im anstehenden „Feuerwehreinsatz“, Hektik, Stress und all die Dinge, die uns Krankheitsbilder wie Bluthochdruck, Schlaganfall, Burnout und ähnliches dieser Tage näher bringen inklusive. Zeit für Familie und Freunde bleibt dabei unvermeidlich auf der Strecke. Und diese Strecke ist bis zur Rente dann ja auch noch länger als 30 Jahre. Attraktive Aussicht? Nein!

Ja, ich weiß alles sehr plakativ und sicherlich nicht vollumfänglich hier dargestellt, aber so oder so ähnlich kommt es dann mit der Zeit und es braucht eine Strategie dem entgegenzuwirken.

Was also tun bei zu viel Content im Postfach?

Aufräumen! Ja, da werden wir wohl nicht drum herumkommen.  Wie sagte Kurt Tucholsky: „Die Basis einer gesunden Ordnung ist ein großer Papierkorb!“ und auch Ordnungsexperten vom Büro-Kaizen Blog empfehlen diese neben anderen Maßnahmen. Der Weg dahin steinig, schmal und es ging bergauf als ich mich vor knapp drei Jahren um meine Altlasten gekümmert habe. Am Ende aber war mein Postfach allerdings leer!

Und jetzt? Wie bleibt es dabei? Wie behalte ich in meinen Posteingang den Überblick? Was mache ich mit den ganzen Emails die jeden Tag eintreffen? Alle in der halben Stunde vor der Mittagspause bearbeiten? Welche weglegen, welche beantworten und wie gehe ich mit den ganzen Aufgaben die auch noch mit Termin in den Emails stecken? Fragen über Fragen.

Integriertes Selbstmanagement an einem digitalisierten Arbeitsplatz

Ich habe mir damals Outlook mit seinen Möglichkeiten etwas näher angeschaut und neu festgestellt, dass neben der Email- und Kalenderfunktion auch Features wie „Journal“, „Verknüpfungen“ und „Aufgaben“ verfügbar sind. Funktionen, die in meinem Arbeitsumfeld bis dato nicht zu den Standardtools gehört haben, obwohl diese bereits ohne Mehrkosten zu haben sind . Zugegeben, selbsterklärend sind diese nicht und die Verknüpfung dieser Funktionalitäten erschließt sich auch weder auf den ersten Blick, noch sind diese Bestandteil und deren Möglichkeiten Teil einer Outlook Basisschulung, wenn so eine Veranstaltung überhaupt verfügbar ist. Was sich nach einiger Onlinerecherche u.a. bei YouTube und in diversen Blogs herauskristallisierte,  ist die Möglichkeit diese Feature zu kombinieren und aus einer Email- und Kalenderanwendung, ein für meine Ansprüche zugeschnittenes „Integriertes Selbstmanagement Tool“ zu entwickeln, mit dem ich den Überblick behalten und gleichzeitig die Qualität meiner Arbeit verbessern kann.

Ausblick

Dieser Blog soll den Weg den ich gegangen bin nachzeichnen und soll es Dir ermöglichen die Entwicklung zu verfolgen und Dir Anregungen geben, diese Funktionalitäten auf Deine Bedürfnisse anzupassen und Deine tägliche Arbeit effizienter gestalten zu können. Daneben wird es auch immer wieder Themen geben, die im Bezug zu diesem Thema hier stehen, denn Outlook als „Integriertes Selbstmanagement  Tool“ ist kein Selbstzweck, sondern ein Hilfsmittel. Es begegnet den Anforderungen an Transparenz, virtuelle Teamstrukturen, immer schnellerer Prozesse und Abläufe, sowie den Anforderungen einer sich durch die Digitalisierung immer schneller  verändernden Arbeitswelt.

5 Kommentare

  1. Marvin sagt:

    Hallo Creatrion,

    toller Auftaktblog auf Deiner Seite! Ja so wie dundas beschrieben hast, finden es doch viele jeden Tag bei sich vor. Bei mir wars auch mal so, vielleicht nicht so krass, aber die Tendenz ging dahin. Bin gespannt auf weitere Blogs…

    Gruß MARVIN

  2. Flora sagt:

    Which came first, the problem or the solntiou? Luckily it doesn’t matter.

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